Разработка и описание процессов систем менеджмента позволяют перейти к ее документированию, т. е. деятельности по установлению структуры и управлению документированной информацией.
Для управления документированной информацией организация должна предусматривать следующие действия в той степени, в которой это применимо:
a) распределение, обеспечение доступности и поиска информации, а также ее использование;
b) хранение и защита информации, включая сохранение разборчивости;
c) управление изменениями информации;
d) соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения информации.
Состав документации систем менеджмента определяется для организации индивидуально и может включать:
а) политику и цели в области качества;
б) руководство по качеству;
в) документированные процедуры;
г) инструкции, необходимые для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;
д) записи о качестве.
К этим видам документов могут быть добавлены и другие документы, используемые в практических условиях, а также относящиеся к разным системам менеджмента.